JOB SUMMARY
Assist Japan PD, DOS, DOM and their teams to ensure efficient and smooth operations in M&S (Marketing & Sales) team. This position reports to PD.
CANDIDATE PROFILE
Preferred Education and Experience
- Bachelor's degree holder preferred and/or minimum of two (2) years of related experience (e.g. Assistant, Administration).
- Experience working as a team assistant/coordinator for sales/marketing team in a small to medium companies.
- Experience working in multinational companies and using English in business occasion.
Required Qualifications
- Proficiency in communicating, reading and writing in Japanese and English.
- Proficiency in the use of IT skills (e.g. Outlook, Teams, Excel, PowerPoint, and Word).
- Ability to manage multiple priorities and be a self-starter.
- Excellent time management, organizing skills and attention to details.
Willing To:
- Work closely with PD, DOS and DOM.
- Liaise with Sales, Marketing, HR, and other relevant departments.
- Provide translation services.
- Occasionally dealing with customer enquiries, vendors, partners, or other relevant contacts.
- Support M&S management on projects and ad hoc tasks.
- Be flexible work schedule depends on business needs (e.g. visitor visit).
JOB SPECIFIC TASKS - Assist PD, DOS and DOM for their hands on tasks (e.g. Reports, Documentation, Scheduling, Organizing Meetings).
- Assist new hire onboarding preparations (e.g. onboarding scheduling, office equipment, training materials).
- Coordinate team events (e.g. year-end event, off-site meeting) and organizing meetings/visitor visits (e.g. timetable/itinerary, meeting room and document preparations).
- Responsible for ordering business cards for M&S team members, maintain and manage mobile phones and contact information for M&S team members.
- Assist with Road Show and Linkage events as necessary.
- Assist with chasing after necessary approvals from Regional/Corporate.
- Perform other duties as requested
職務概要（JOB SUMMARY）日本のPD、DOS、DOMおよびそのチームをサポートし、M&S（マーケティング＆セールス）チームの効率的かつ円滑な運営を確保します。本ポジションはPDに報告します。
候補者プロフィール（CANDIDATE PROFILE）望ましい学歴・経験
- 学士号を有することが望ましい、または関連業務で最低2年以上の経験（例：アシスタント、事務職）。
- 中小企業における営業・マーケティングチームのアシスタント／コーディネーターとしての経験。
- 多国籍企業での勤務経験およびビジネスシーンでの英語使用経験。
必須資格
- 日本語および英語でのコミュニケーション、読解、文章作成に堪能であること。
- ITスキルの習熟（例：Outlook、Teams、Excel、PowerPoint、Word）。
- 複数の優先事項を管理し、自発的に行動できる能力。
- 優れた時間管理能力、組織力、細部への注意力。
求める姿勢
- PD、DOS、DOMと密接に連携して業務を行う。
- 営業、マーケティング、人事、その他関連部門との調整。
- 翻訳サービスの提供。
- 顧客からの問い合わせ、ベンダー、パートナー、その他関連する連絡先への対応（必要に応じて）。
- M&Sマネジメントのプロジェクトや臨時業務をサポート。
- ビジネスニーズに応じて柔軟な勤務スケジュールに対応（例：来訪者対応）。
職務内容（JOB SPECIFIC TASKS）- PD、DOS、DOMの実務サポート（例：レポート作成、文書管理、スケジューリング、会議の調整）。
- 新入社員のオンボーディング準備（例：スケジュール調整、オフィス機器、研修資料）。
- チームイベントの調整（例：年末イベント、オフサイトミーティング）、会議や来訪者対応（例：タイムテーブル／行程表、会議室および資料準備）。
- M&Sチームメンバーの名刺発注、携帯電話および連絡先情報の管理。
- 必要に応じてロードショーやリンクイベントのサポート。
- リージョナル／コーポレートからの必要な承認取得のフォロー。
- その他、依頼された業務の遂行。
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